Fusie van 2 VZW’s
De context - voorgeschiedenis
Twee Brusselse vzw’s beslissen om vanaf 01/01/2020 te fusioneren tot één grote organisatie.
Naast het vele voorbereidende werk achter de schermen, zijn er in het voorjaar van 2019 twee ‘dialoogdagen’, onder begeleiding van een andere externe consultant. Een diverse groep (medewerkers, een aantal cliënten en een deel partners uit het werkveld) komt samen om na te denken over wat hen verbindt en wat voor hen allen belangrijk is. Een centrale uitdaging daarbij is: hoe kunnen we dezelfde zorg en kwaliteit blijven bieden, versterkt door deze nieuwe samenwerking.
Er wordt een gemeenschappelijke missie/visie uitgewerkt en er zijn kernwaarden geformuleerd die het vertrekpunt vormen van de verdere oefening.
De uitdaging
Volgende stap is het ontwerpen van de organisatiecontext die de cliëntenbegeleiders en anderen die op het terrein actief zijn, toelaat om maximaal bij te dragen aan de realisatie van deze missie, visie, waarden. Dat brengt ons bij de vragen die bij Footsteps zijn gelegd:
Welk organisatieonderwerp is het best geschikt om de missie te realiseren?
Hoe evolueren we van twee afzonderlijke organisaties naar een krachtige fusie organisatie?
Onze aanpak
Voor Footsteps is een organisatie (zoals) een levend systeem. Het samenvoegen van twee organisaties is een ingrijpend veranderingsproces dat met respect voor alle betrokken mensen en groepen dient aangepakt. Daarom kiezen wij voor een benadering waarbij we in interactie gaan met de organisatie, via individuele gesprekken (volgens semi-gestructureerd interview) met Raad van Bestuur en Directie, focusgroepen met medewerkers, (tussentijdse) communicatiemomenten naar alle medewerkers, transparantie, …
De motivatie voor die keuze is drieledig:
We krijgen zicht op wat er echt speelt. Wat zijn (momenteel) bevorderende en belemmerende elementen om met volle goesting dag na dag in het werkveld te staan? We brengen dit voor beide organisaties in kaart en brengen meteen ook gelijkenissen en verschillen naar boven.
Deze benadering concretiseert de waarden en de competenties die door beide organisaties zijn omschreven. Deze gedeelde waarden zijn bovendien richtinggevend in het veranderingsproces. De organisatiestructuur, het organogram, de processen & procedures, de manier waarop de directie de organisatie aanstuurt, … zijn als het ware concrete, min of meer zichtbare uitingen van de onderliggende waarden en organisatiecultuur.
Door de medewerkers te betrekken maken ze van in het begin deel uit van het veranderingsproces om tot de nieuwe organisatiestructuur te komen. Het is geen top-down verhaal. Deze aanpak binnen de organisatiecultuur.
Resultaat
De afgesproken timing en output halen we vlot. We presenteren op de voorziene datum onze bevindingen en adviezen aan de stuurgroep. De Raad van Bestuur geeft groen licht voor verdere implementatie.
Presentatie aan de medewerkers
Op 18 oktober 2019 presenteert Footsteps aan alle medewerkers van beide organisaties de bevindingen met bekendmaking van de nieuwe organisatiestructuur en de vervolgstappen om dit in de praktijk te realiseren. De reacties zijn heel positief. Het vertrouwen van de medewerkers is groot.
En hoe ging het verder?
De stuurgroep vraagt Footsteps om hen te ondersteunen bij de concretisatie en implementatie van de veranderingen. De samenstelling van het nieuwe managementteam is een belangrijke stap. Footsteps schrijft functies/rollen uit en coördineert de interne en externe selecties, zodat het nieuwe team vanaf januari 2020 effectief kan starten.
Ad hoc komen nu nog vragen vanuit de directie, zoals een denkkader voor het nieuwe loonbeleid.